¿De vuelta a la oficina? Consejos de Mateo Marulanda de Pluria para adaptarse a esta coyuntura
La pandemia transformó de manera inmediata varios aspectos de nuestras vidas. Desde la forma en que nos relacionamos hasta cómo nos movemos y lo que decidimos comer. Lo mismo ocurrió con los espacios de oficina que cambiaron su rumbo ante los nuevos retos de la emergencia sanitaria.
Nada va a volver a ser como antes. No lo decimos nosotros o las empresas, lo dicen los mismos trabajadores que se cansaron de un modelo rígido con horarios de entrada y salida.
De hecho un 72% de ellos alrededor del mundo quiere una mezcla de trabajo remoto y presencial según la encuesta Hopes and Fears 2021 que tuvo en cuenta a 32,500 personas. A esta combinación se le conoce como un modelo híbrido que es flexible en sus horarios y en sus espacios con tal de que un equipo alcance las metas de la semana.
Para explicar un poco más esta nueva era del “coworking” hemos traído a Mateo Marulanda, Country Manager de Pluria, quién nos hablará sobre las ventajas de incluir un modelo de oficinas flexibles en el trabajo. Conocerás las claves para un plan de retorno a la oficina exitoso y cómo llevar a cabo una estrategia de reclutamiento satisfactoria.
Mateo tiene amplia experiencia en el mundo corporativo y de startups. Ha trabajado en compañías como Nutresa y startups como Fitpal. Actualmente es el Country Manager de Pluria, una compañía multinacional rumana que está en proceso de expansión en América Latina y que llegó hace poco a Colombia.
Su misión es ofrecer espacios de oficinas flexibles a las empresas para que sus empleados puedan elegir dónde trabajar hoy o el día de mañana. Puede ser desde un café hasta un hotel, coworking o tu casa.
¿Cómo ves el regreso a las oficinas después de más de un año de pandemia?
Nosotros creemos que por lo menos en los siguientes tres o cinco años el futuro no va a ser remoto, sino híbrido. Una alternancia entre lo que se tiene en la oficina y en la casa. Las grandes empresas se han dado cuenta que pueden reducir la mayor cantidad de oficinas que tienen.
Esto implica dejar solamente los espacios clave ubicados estratégicamente y dar la opción de que los empleados trabajen desde su casa, dos o tres veces por semana, o incluso dar otras opciones flexibles.
Han cambiado completamente los beneficios corporativos y eso se relaciona mucho con el futuro del trabajo. Se está migrando a programas mucho más flexibles enfocados en temas de horarios y lugares para trabajar. Los empleados están teniendo conciencia de tener espacios para trabajar de manera productiva e innovadora y no simplemente quieren estar en la oficina.
Además, un reporte de Microsoft señala que el 66% de las empresas están considerando rediseñar los espacios físicos para un trabajo mucho más híbrido con inversiones de hasta $70 millones de euros. Compañías como Amazon o MercadoLibre, crearon espacios de coworking en donde se apoya más el trabajo colaborativo.
Las ciudades intermedias también van a tomar un papel mucho más protagónico. Por ejemplo, en Silicon Valley, las grandes empresas se están adaptando a lugares mucho más pequeños donde la calidad de vida es mejor. Acá en Colombia la gente se está yendo a ciudades más pequeñas como Bucaramanga o Armenia por un tema de costo de vida.
La interacción humana será necesaria para la socialización, reuniones con clientes, proveedores y algunos trabajos que necesitan de equipos especializados en sus HQ.
¿Cuál es el dolor que están viendo durante esta época y cómo lo están resolviendo?
Yo creo que está muy atado a la productividad. Las empresas al fin se dieron cuenta, después de la pandemia, que a medida que le des flexibilidad a las personas, ellas cumplen y son responsables con cada una de las funciones que tienen.
De hecho, el 55% de los trabajadores tienen un alto rendimiento cuando se les ofrece una mayor flexibilidad a comparación de cuando trabajan de 9 a 5, en una oficina, según un estudio que realizó la firma Gartner este año.
Las grandes compañías a nivel mundial ya lo hacen es un cambio más que todo cultural y educativo que tiene que empezar a implementarse. Esos beneficios en las empresas son importantes.
Nosotros estamos optimizando la inversión en infraestructura inmobiliaria. Es decir, convertimos el costo fijo de por ejemplo, 5 millones por una oficina, en un contrato a 5 años, con un costo variable dependiendo de lo que necesiten. No hay cláusulas de permanencia, tu escoges tu presupuesto y te damos 100% flexibilidad. Tienes el control de cómo y cuánto gastas.
Ya sea un espacio para trabajar individual o en equipo, pueden reservarse salas de juntas y auditorios con un solo click. Tenemos también oficinas por días, por semanas, por meses o por años. Esa flexibilidad ayuda a que la gente sea más productiva y no tenga que estar dependiendo de contratos rígidos sin salidas.
¿Qué consecuencias para la salud mental hay en no poder elegir cómo trabajar y dónde trabajar?
Después de la pandemia la gente se dio cuenta que estar en un mismo sitio puede traer consecuencias bastante negativas, porque no tienes el espacio adecuado para poder trabajar.
Teníamos un caso de una empresa que tenía a varios de sus colaboradores en un apartamento de 30 metros cuadrados y allí vivían tres personas más que tenían que hacer reuniones. ¡Era un caos impresionante! no tenían un espacio para tener un buen desempeño en sus labores diarias.
A su vez, un estudio de McKinsey & Company, una consultora estratégica global, encontró que un 62% de los empleados podría disminuir el estrés de la jornada presencial con autonomía para determinar cuándo y dónde realizar su trabajo.
De ellos, la mayoría informa que los horarios de trabajo flexibles (60%) y el trabajo híbrido (57%) podrían reducir el estrés. Además, en este estudio, cerca de dos tercios de los empleados, que equivale a un 62%, informa que el tiempo libre adicional podría aliviar el estrés asociado con el regreso al trabajo en la oficina.
Entonces el tema de salud mental y decoración del espacio es muy importante y los mismos colaboradores junto a las empresas son conscientes que tienen que ofrecer este tipo de soluciones para que sus colaboradores sean mucho más productivos.
¿Qué consejos le darías a un empleador que quiere mejorar su estrategia de regreso a la oficina?
En un futuro híbrido en donde las empresas tampoco se van a deshacer de todas sus oficinas de la noche a la mañana, hay que implementar estrategias de retorno a estos espacios.
Debes tener un enfoque en las preferencias de los empleados, pues cada uno es diferente y tiene sus necesidades. También es importante guiarse de las tendencias del mercado, qué tipo de soluciones hay y asegurarse de que el ambiente de trabajo propicia realmente la productividad.
1) El primer punto tiene que ver con que las empresas reconozcan que debe ser un regreso gradual y cuidadoso sin cambios drásticos. No puedes esperar que personas que llevan casi un año y medio de pandemia, de forma remota, vengan 100% presencial porque el ambiente y la cultura organizacional va a chocar demasiado. Es muy importante que las empresas generen empatía con sus colaboradores.
2) Hay que ofrecer soluciones flexibles y hechas a la medida de la compañía. Nosotros nos hemos dado cuenta que es muy complicado que el modelo de trabajo remoto funcione. Eso es porque cada empresa tiene una cultura diferente.
Por ejemplo, hay unas a las que les gusta tener esa alternancia hasta a los mismos colaboradores. Hay algunas áreas específicas que necesitan volver 100% presencial, otras trabajo 100% remoto, entonces están viendo diferentes opciones para adaptar el modelo adecuado.
3) Hay que ofrecer nuevos espacios de trabajo para que los diferentes colaboradores sean mucho más productivos, más creativos y generen los espacios de networking.
Las empresas se dieron cuenta que el transporte es un coste innecesario. Los trabajadores tardan en promedio casi una hora y media de ida y vuelta hasta su casa. En el año pierden casi tres semanas de trabajo laboral.
Es por esto que los colaboradores realmente no están siendo productivos, necesitan soluciones en donde puedas ir a trabajar sin necesidad de tener que gastar tanto tiempo para llegar a la oficina o volver a tu casa.
4) Tienes que implementar las herramientas digitales adecuadas que tengan que ver con una comunicación asincrónica y sincrónica. Debe haber un kit de herramientas, si es un modelo 100% remoto, que incluye videollamadas, comunicación, bases de datos y tableros virtuales.
(ejemplo: Trello, Notion, Air Table, Basecamp, Slack, Miro, Google Suite, etc)
5) Condiciones especiales para los empleados que teletrabajan: hay que ofrecer condiciones para los colaboradores que teletrabajan y no ofrecer solamente herramientas digitales, sino herramientas presenciales o físicas como una silla ergonómica, un computador, un buen kit de audífonos, un mouse y pantallas.
6) Interacción humana y sociabilidad: facilita las reuniones en persona de tus empleados, pero asegúrate de que se llevan a cabo en un entorno seguro.Tras un año y medio de pandemia, hay una necesidad imperiosa de contactar con otras personas. Las conexiones que se establecen de esta forma tienen un impacto positivo en nuestra motivación para trabajar en equipo, en el entendimiento de cuál es el papel que jugamos en ese grupo y en el cumplimiento de nuestras tareas.
¿Qué consejos darías para que los líderes puedan afrontar los desafíos para volver en estos tiempos?
- Es muy importante que te pongas en los zapatos de las personas. Que sepas cómo hablarles y tener esos espacios de integración con ellos. Tú no sabes qué problema o qué responsabilidades tienen. Es muy fácil que exploten y es muy fácil que renuncien.
- Luego es importante ser 100% flexible. Debes ser consciente de cómo delegar y hacer un seguimiento constante a cada miembro de tu equipo.
- La metodología más importante que tú puedes implementar como líder en un equipo remoto se basa en los objetivos y en cumplir metas, es decir OKRs. Nosotros no vinimos a controlar, sino que le vamos a dar la mejor forma de hacer su trabajo.
- Conviértete en alguien que tenga la habilidad de escuchar y no tanto de hablar. Yo creo que escuchar a los colaboradores es una de las cosas más importantes de un líder porque encuentras los principales retos y debilidades de los demás.
- Trata de hacer espacios en donde se enfoquen muy bien sus valores corporativos. Cuáles son las reglas de juego para poder trabajar en equipo y también los valores que se tiene dentro de la empresa.
La transformación digital en América Latina dentro del trabajo también abrió nuevas posibilidades de contratación desde cualquier parte del mundo. Ahora Mateo nos dirá cuáles son sus consejos para atraer al mejor talento en tu empresa.
¿Cómo mejorar la estrategia de reclutamiento durante esta coyuntura?
Debes tener muy claro el perfil que quieres contratar. Tienes que prepararte muy bien en el tema de las entrevistas para determinados candidatos.
También debes tener claro las implicaciones de un salario según la zona en donde vas a vas a contratar, el tema de impuestos y legal. Hoy en día hay soluciones tecnológicas muy buenas como por ejemplo, Ontop que nos permite contratar a nivel mundial y ellos se encargan de los requerimientos y prestaciones para contratar a cualquier persona a nivel mundial.
Para el tema del trabajo remoto evita contratar a personas que no hayan trabajan bajo este esquema o que veas dentro de la entrevista que no tienen habilidades claves con equipos remotos como: buena comunicación, inglés, habilidades asíncronas y síncronas.
Hay que tener listas todas las herramientas para encontrar el mejor talento. Mira las opciones en LinkedIn, en bolsas de empleo, redes académicas, referidos de networking de otras empresas que pueden encontrar candidatos. Por ejemplo, Worki te envía automáticamente los mejores perfiles para cada puesto.
¡Gracias Mateo por tus consejos sobre el futuro del trabajo!
Estos son algunos de los aprendizajes
- El trabajo no volverá a ser como antes. Un modelo híbrido y de trabajo flexible es el que más están buscando los trabajadores de ahora en adelante para poder elegir sus horarios y espacios.
- La empatía y el trabajo orientado hacia OKRs (objetivos clave) puede hacer la experiencia de la empresa más productiva.
- Un plan de regreso a la oficina debe ser gradual y debe tener en cuenta las preferencias de los empleados. Hay que estar atentos a sus necesidades y permitirles tomar la decisión de volver presencial o no.
- Para tu estrategia de reclutamiento es bueno guiarse de herramientas tecnológicas y tener un perfil preferido que tenga experiencia en la modalidad de tu empresa (presencial, remoto, híbrido) y con buena comunicación, inglés, habilidades asíncronas y síncronas.
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